Company Secretary dan Designated Representative di Hong Kong: Kesalahan Founder Asing yang Sering Terjadi

Company secretary dan Designated Representative atau DR di Hong Kong adalah dua penunjukan dengan aturan yang berbeda. Founder asing sering memakai satu provider untuk keduanya, lalu mengira eligibility, filing, dan tanggung jawab SCR ikut menjadi satu paket.

Panduan ini fokus pada private company limited by shares yang didirikan di Hong Kong. Listed company dan registered non-Hong Kong company mendapat treatment berbeda dalam rezim Significant Controllers Register atau SCR.

Perbedaan Company Secretary dan Designated Representative

Companies Registry memberi kedua peran ini fungsi, eligibility, dan pencatatan yang berbeda. Satu provider dapat menangani keduanya jika persyaratan masing-masing role terpenuhi.

Untuk memahami posisi kedua role tersebut dalam struktur perusahaan secara keseluruhan, Anda dapat membaca panduan kami tentang syarat Hong Kong Private Limited Company.

Scope SCR Tidak Berlaku Sama untuk Semua Entitas

Companies Registry membatasi kewajiban SCR pada kategori perusahaan tertentu. Scope ini perlu dipastikan sebelum menentukan siapa yang harus menjadi DR.

Menurut Companies Registry, perusahaan yang didirikan di Hong Kong dan re-domiciled companies wajib mengidentifikasi significant controllers serta memelihara SCR, kecuali listed companies.

Registered non-Hong Kong company di bawah Part 16 tidak diwajibkan menyimpan SCR di Hong Kong. Karena itu, artikel ini membahas locally incorporated private company limited by shares yang umum digunakan founder asing saat mendirikan perusahaan di Hong Kong.

SCR sendiri bukan register yang rutin dikirim ke Companies Registry. Perusahaan menyimpannya di registered office atau tempat lain di Hong Kong yang diperbolehkan.

Company Secretary Memiliki Dua Batas yang Sering Terlewat

Sections 474 dan 475 menetapkan aturan yang lebih spesifik daripada penjelasan umum bahwa perusahaan Hong Kong membutuhkan local company secretary.

Natural Person dan Body Corporate Memakai Tes Berbeda

Section 474 mengatur bahwa company secretary yang berupa natural person harus ordinarily reside di Hong Kong. Jika secretary berupa body corporate, body corporate tersebut harus memiliki registered office atau place of business di Hong Kong.

Istilah body corporate perlu dipertahankan karena itulah istilah yang digunakan dalam Companies Ordinance. Istilah yang lebih luas seperti badan usaha dapat mencakup struktur yang tidak dimaksud oleh ketentuan tersebut.

Sole Director Tidak Bisa Selalu Menyelesaikan Kebutuhan Secretary Sendiri

Section 475(2) melarang sole director private company menjadi company secretary pada perusahaan yang sama.

Section 475(3) menambah batas lain. Private company yang hanya memiliki satu director tidak boleh menunjuk body corporate sebagai secretary apabila sole director body corporate tersebut merupakan orang yang sama dengan sole director private company.

Artinya, founder yang menjadi sole director pada dua entitas tetap perlu mengecek struktur tersebut sebelum mencoba memakai salah satu entitas sebagai corporate secretary untuk entitas lainnya.

Eligibility DR Harus Diperiksa Secara Terpisah

Jabatan company secretary tidak dengan sendirinya membuat seseorang eligible menjadi DR. Companies Registry menilai eligibility DR berdasarkan kategori yang ditentukan dalam SCR regime.

Kategori pertama adalah member, director, atau employee perusahaan yang merupakan natural person resident di Hong Kong.

Kategori kedua mencakup accounting professional, legal professional, atau TCSP licensee sebagaimana didefinisikan melalui ketentuan yang dirujuk Companies Registry.

Official SCR Guideline juga menjelaskan bahwa definisi accounting professional dapat mencakup certified public accountant tertentu, corporate practice, dan CPA firm sesuai definisi statutory yang berlaku.

Lima Kesalahan yang Sering Dilakukan Founder Asing

Masalah biasanya muncul ketika founder menganggap job title, posisi sebagai shareholder, atau hubungan dengan provider sudah cukup untuk membuktikan eligibility.

1. Menganggap Company Secretary Otomatis Eligible Menjadi DR

Companies Registry tidak mencantumkan title company secretary sebagai kategori eligibility DR tersendiri. Secretary yang juga bertindak sebagai DR tetap harus memenuhi salah satu jalur yang diperbolehkan.

Satu provider dapat menangani kedua role tersebut. Namun, founder tetap sebaiknya meminta penjelasan mengenai dasar eligibility yang digunakan untuk DR.

2. Menunjuk Founder Nonresident Hanya karena Ia Member atau Director

Status member atau director belum cukup untuk jalur internal. Companies Registry juga mensyaratkan orang tersebut merupakan natural person resident di Hong Kong.

Founder hanya dapat menggunakan professional route jika ia sendiri memenuhi definisi statutory sebagai accounting professional, legal professional, atau TCSP licensee. Kualifikasi profesional asing atau gelar profesional secara umum tidak otomatis memenuhi tes tersebut.

3. Mengira DR Harus Selalu Berupa Individu Resident Hong Kong

Penyederhanaan tersebut menghilangkan professional route. Official guideline juga mengakui accounting professional, legal professional, dan TCSP licensee yang memenuhi definisi terkait.

Karena itu, due diligence sebaiknya fokus pada kategori statutory yang digunakan oleh appointee. Job title atau bentuk layanan saja belum cukup.

4. Memakai Employee Holding Company untuk Seluruh Grup

Companies Registry membahas situasi ini secara langsung dalam SCR FAQ. Employee holding company dapat memenuhi internal route untuk holding company tersebut apabila seluruh syaratnya terpenuhi.

Status employee itu tidak otomatis berlaku untuk subsidiary atau group company lain. Untuk entitas lain, orang tersebut harus memenuhi eligibility berdasarkan hubungannya dengan company tersebut atau masuk professional route yang relevan.

5. Menganggap Pergantian Secretary Ikut Mengubah DR

Company secretary dan DR mengikuti catatan yang berbeda. Appointment atau cessation company secretary dilaporkan melalui Form ND2A dalam 15 hari.

Perubahan DR sendiri tidak dilaporkan melalui ND2A. Nama dan contact details DR yang berlaku harus tercatat pada SCR.

Form NR2 juga tidak digunakan untuk menunjuk DR. Form tersebut berkaitan dengan lokasi register atau company records dalam kondisi yang ditetapkan Companies Registry.

Pergantian Provider Membutuhkan Dua Jalur Administrasi

Secretary filing dan DR atau SCR handover sebaiknya dikelola sebagai workstream terpisah karena keduanya mengubah catatan yang berbeda.

Companies Registry memberi pengecualian NR2 yang penting. Jika SCR selalu disimpan di registered office sejak register tersebut dibuat, notification lokasi melalui NR2 tidak diperlukan.

Existing company tertentu juga tidak perlu mengajukan fresh NR2 apabila SCR disimpan di lokasi yang sama dengan register of members dan lokasi tersebut sebelumnya sudah duly notified sesuai kondisi resmi.

Jika SCR kemudian dipindahkan ke lokasi lain yang perlu dinotifikasi, kewajiban NR2 perlu diperiksa dalam 15 hari setelah perubahan.

DR Tidak Mengambil Alih Tanggung Jawab SCR Perusahaan

Perusahaan tetap bertanggung jawab untuk mengidentifikasi significant controllers dan menjaga informasi yang diwajibkan dalam SCR tetap mutakhir. Penunjukan DR tidak memindahkan kewajiban statutory tersebut kepada provider.

Menurut SCR Guideline, company harus mengambil reasonable steps untuk mengidentifikasi significant controllers. Dalam kondisi tertentu, company juga perlu memberikan notice dan memperbarui register setelah terjadi registrable change.

Timing SCR tidak mengikuti satu aturan 15 hari. Sebagai contoh, guideline menetapkan periode 7 hari untuk notice tertentu setelah company mengetahui atau memiliki reasonable cause to believe bahwa terdapat significant controller atau registrable change.

Required particulars kemudian dimasukkan sesuai confirmation rules dan timing yang berlaku. Karena itu, workflow SCR sebaiknya tidak disamakan dengan ND2A.

Checklist Scope Provider Sebelum Menandatangani Engagement

Proposal company secretarial service yang baik seharusnya menjelaskan siapa legal appointee, siapa yang mengelola register, dan apa yang terjadi ketika engagement berakhir. Harga dan durasi layanan saja belum menjawab pertanyaan tersebut.

Jika Anda mendirikan perusahaan tanpa datang langsung ke Hong Kong, panduan kami tentang cara mendirikan perusahaan di Hong Kong dari luar negeri membahas proses dan dokumen setup secara lebih luas.

Setup yang Lebih Jelas untuk Founder Nonresident

Founder nonresident akan lebih mudah mengendalikan compliance jika setiap appointee dan setiap tanggung jawab register ditentukan sejak awal. Penjelasan tertulis seperti ini lebih berguna daripada sekadar nama paket.

Sebelum perusahaan mulai beroperasi, pastikan Anda sudah mengetahui siapa company secretary, siapa DR, di mana SCR disimpan, dan siapa yang bertanggung jawab ketika informasi significant controller berubah.

Jika Anda ingin incorporation dan local setup ditangani dalam satu alur, Anda dapat melihat layanan Pendirian Perusahaan Hong Kong kami. Sebelum filing, minta tim kami mengonfirmasi secara tertulis scope company secretary, DR, dan SCR yang termasuk dalam layanan yang Anda pilih.

Per 17 September 2026, pada halaman layanan kami, company secretary selama satu tahun tercantum dalam paket pendirian. DR kami jelaskan secara terpisah pada bagian persyaratan hukum, sementara DR service belum tercantum secara eksplisit dalam bullet paket pada saat verifikasi.

Karena itu, konfirmasikan kepada tim kami apakah DR service dan SCR maintenance termasuk dalam paket yang Anda pilih. Scope layanan dapat berubah setelah tanggal verifikasi tersebut.