Aturan Nama Perusahaan Hong Kong dan Syarat Registered Office untuk Founder Asing

Nama perusahaan Hong Kong harus memenuhi ketentuan Companies Registry, sedangkan registered office wajib menggunakan alamat yang memenuhi persyaratan di Hong Kong. Keduanya perlu disiapkan sebelum founder mengajukan pendirian perusahaan.

Anda bisa tinggal di Indonesia, menjalankan bisnis secara remote, dan memiliki Hong Kong Limited Company tanpa menyewa kantor operasional sendiri. Namun, Anda tetap membutuhkan nama yang dapat didaftarkan dan alamat resmi untuk menerima komunikasi yang ditujukan kepada perusahaan.

Artikel ini berfokus pada private company limited by shares yang didirikan secara lokal di Hong Kong oleh founder asing. Pendaftaran cabang perusahaan asing, company limited by guarantee, dan re-domiciliation memiliki ketentuan serta formulir yang dapat berbeda.

Aturan Nama Perusahaan Hong Kong Berdasarkan Companies Ordinance

Companies Ordinance (Cap. 622) mengatur persyaratan nama resmi perusahaan lokal Hong Kong. Section 102 membahas akhiran nama perusahaan terbatas, sedangkan Section 103 menyediakan mekanisme pengecualian melalui lisensi dalam kondisi tertentu.

Nama Inggris Harus Diakhiri Limited

Untuk private company limited by shares yang biasa digunakan founder komersial, nama resmi berbahasa Inggris harus diakhiri kata “Limited”.

Companies Registry tidak menerima singkatan “Ltd” sebagai akhiran nama Inggris yang diajukan untuk registrasi.

Misalnya, apabila Anda ingin menggunakan nama “Pacific Meridian Trading Ltd”, bentuk yang diajukan sebagai nama resmi adalah “Pacific Meridian Trading Limited”.

Nama tersebut hanya contoh format. Anda tetap perlu memeriksa ketersediaannya sebelum mengajukan incorporation.

Section 103 Companies Ordinance memungkinkan Registrar memberikan lisensi untuk menghilangkan kata “Limited” bagi organisasi yang memenuhi persyaratan tertentu, antara lain organisasi dengan tujuan yang ditentukan dan pembatasan pembagian dividen.

Pengecualian tersebut bukan mekanisme penamaan standar bagi perusahaan komersial yang ingin menjalankan bisnis perdagangan, konsultasi, atau investasi.

Nama Chinese Harus Menggunakan Karakter Tradisional

Perusahaan lokal Hong Kong dapat memiliki nama resmi berbahasa Chinese tanpa harus memiliki nama Inggris.

Untuk limited company, nama Chinese pada umumnya diakhiri karakter “有限公司”. Companies Registry mensyaratkan penggunaan karakter Chinese tradisional yang memenuhi standar dalam panduan resminya.

Karakter Chinese sederhana tidak diterima untuk nama resmi perusahaan lokal.

Nama Inggris dan Chinese Harus Didaftarkan Secara Terpisah

Anda boleh mendaftarkan satu nama Inggris dan satu nama Chinese untuk perusahaan yang sama.

Namun, Companies Registry tidak menerima satu nama resmi yang mencampurkan kata atau huruf Inggris dengan karakter Chinese.

Jika perusahaan membutuhkan identitas bilingual, siapkan masing-masing nama dalam format yang memenuhi persyaratan bahasanya.

Nama yang Sama, Terlalu Mirip, dan Kata yang Memerlukan Persetujuan

Perbedaan kecil pada penulisan nama belum tentu cukup untuk membedakan dua perusahaan secara hukum.

Section 111 Companies Ordinance memberikan dasar untuk menentukan apakah nama perusahaan dianggap sama dengan nama lain yang telah tercatat.

Perubahan Spasi dan Akhiran Tidak Selalu Membuat Nama Berbeda

Companies Registry dapat mengabaikan kata “The” di awal nama, sejumlah kata penutup perusahaan, kapitalisasi, spasi antarahuruf, tanda aksen, dan tanda baca.

Istilah “and” dan “&”, “Hong Kong”, “Hongkong”, serta “HK”, juga “Far East” dan “FE”, diperlakukan sebagai istilah yang setara.

Karakter Chinese tertentu dapat dianggap sama apabila Registrar menilai bahwa karakter tersebut lazim saling menggantikan dalam penggunaan di Hong Kong.

Contoh tersebut mengikuti pola dalam Guideline on Registration of Company Names for Hong Kong Companies. Aturannya berlaku pada unsur dan posisi kata tertentu, bukan berarti setiap kata yang berbeda akan dianggap identik.

Nama yang Terlalu Mirip Dapat Dipersoalkan Setelah Incorporation

Companies Registry membedakan nama yang dianggap “the same as” dari nama yang dianggap “too like”.

Nama yang sama dengan nama relevan pada Registrar’s Index dapat ditolak saat pendaftaran. Nama yang terlalu mirip memiliki risiko lain: perusahaan dapat menerima arahan untuk menggantinya setelah incorporation.

Companies Registry menjelaskan bahwa pemeriksaan apakah nama “too like” dengan nama lain umumnya tidak termasuk dalam pemeriksaan awal nama yang diajukan.

Keberatan dapat muncul kemudian, termasuk dari perusahaan yang lebih dahulu menggunakan nama serupa.

Untuk alasan “the same as” atau “too like” berdasarkan Sections 108(1)(a) dan (b), Registrar dapat mengeluarkan arahan perubahan nama dalam 12 bulan sejak tanggal pendaftaran nama, sesuai Section 108(3)(a).

Batas 12 bulan itu tidak berlaku untuk seluruh alasan perubahan nama.

Companies Ordinance juga menyediakan kewenangan lain, termasuk Section 109 dan arahan yang berkaitan dengan perintah pengadilan. Ketentuan tersebut perlu dibedakan dari persoalan kesamaan nama biasa.

Nama Tertentu Membutuhkan Persetujuan Tambahan

Sebelum memilih nama yang berkaitan dengan pemerintah atau kegiatan usaha tertentu, periksa tiga kelompok pembatasan berikut.

• Nama yang menurut Registrar memberi kesan perusahaan memiliki hubungan dengan pemerintah pusat atau pemerintah Hong Kong. Contohnya penggunaan “Government”, “Bureau”, atau “Authority” dalam konteks yang menimbulkan kesan tersebut.
• Nama yang memuat kata atau frasa dalam Companies (Words and Expressions in Company Names) Order (Cap. 622A), seperti “trust”, “trustee”, atau “chamber of commerce”.
• Nama yang menggunakan istilah yang diatur undang-undang sektoral. Penggunaan “Bank”, misalnya, memerlukan persetujuan Hong Kong Monetary Authority berdasarkan Banking Ordinance.

Persetujuan Registrar dan persetujuan regulator sektoral merupakan pemeriksaan yang berbeda.

Jika nama perusahaan Anda mengandung istilah perbankan, asuransi, atau profesi yang diatur, periksa aturan terkait sebelum menyusun incorporation documents.

Cara Memeriksa Ketersediaan Nama Perusahaan Hong Kong

Companies Registry menyediakan layanan pencarian nama melalui e-Services Portal. Anda dapat menggunakan layanan tersebut tanpa biaya pencarian nama untuk memeriksa nama yang telah tercatat.

Jangan bergantung pada satu hasil pencarian. Ada beberapa pemeriksaan berbeda yang perlu dilakukan sebelum mengajukan nama.

Mulai dengan Exact Name Search

Masukkan nama lengkap sebagaimana ingin didaftarkan, termasuk spasi, tanda baca, dan akhiran “Limited”.

Untuk nama Chinese, gunakan karakter tradisional.

Menurut Companies Registry, Exact Name Search menampilkan nama saat ini dari perusahaan aktif yang cocok secara persis dengan karakter input.

Karena pencariannya berdasarkan input tersebut, hasil kosong belum membuktikan nama dapat didaftarkan.

Periksa Variasi melalui Left Partial Search

Gunakan karakter awal nama tanpa kata penutup perusahaan.

Pilih status “ALL” agar hasil pencarian tidak terbatas pada perusahaan aktif dan dapat mencakup nama saat ini maupun nama lama yang sesuai dengan awalan pencarian.

Metode ini berguna ketika nama Anda mengandung istilah umum seperti Trading, Technology, Holdings, atau International.

Periksa Daftar Nama yang Pernah Diperintahkan Berubah

Companies Registry juga menyediakan daftar nama lama yang telah dikenai change-of-name direction sejak 10 Desember 2010.

Daftar tersebut tersedia melalui tautan pada halaman hasil pencarian nama.

Nama yang sama dengan nama dalam kategori tertentu pada daftar tersebut dapat memerlukan persetujuan Registrar sebelum digunakan kembali.

Karena itu, pemeriksaan nama lama biasa belum menggantikan pemeriksaan daftar khusus ini.

Periksa Trademark Secara Terpisah

Nama yang dapat didaftarkan sebagai perusahaan belum tentu aman digunakan sebagai merek produk atau jasa.

Hong Kong Intellectual Property Department menjelaskan bahwa company registration dan trademark registration menggunakan sistem hukum berbeda.

Anda dapat melakukan pencarian merek melalui sistem pencarian resmi Intellectual Property Department.

Periksa pula penggunaan nama di pasar dan ketersediaan domain website. Hasil pencarian merek yang kosong tidak menjamin ketiadaan seluruh hak atau keberatan pihak ketiga.

Setelah nama dan alamat siap, Anda dapat melanjutkan ke dokumen pendirian. Panduan kami tentang cara mendirikan perusahaan Hong Kong dari luar negeri menjelaskan tahapan incorporation yang perlu disiapkan founder nonresident.

Syarat Registered Office Address untuk Perusahaan Hong Kong

Registered office merupakan alamat resmi perusahaan yang tercatat pada Companies Registry untuk menerima komunikasi dan pemberitahuan.

Section 658 Companies Ordinance mewajibkan perusahaan memiliki registered office di Hong Kong.

Alamat tersebut harus dicantumkan dalam incorporation form. Untuk private company limited by shares yang menjadi fokus artikel ini, formulirnya adalah Form NNC1.

Form NNC1G digunakan untuk kategori perusahaan yang tidak limited by shares. Founder tidak boleh membiarkan kolom registered office kosong pada formulir yang relevan.

Registered Office Harus Menggunakan Alamat di Hong Kong

Alamat rumah Anda di Indonesia tidak dapat digunakan sebagai registered office perusahaan Hong Kong.

Form NR1 dari Companies Registry juga menjelaskan bahwa alamat luar Hong Kong, PO Box, dan alamat yang hanya ditulis sebagai “care of” tidak diterima.

Registered office perlu menunjuk lokasi fisik yang memenuhi persyaratan dan dapat menerima komunikasi resmi yang ditujukan kepada perusahaan.

Founder Asing Dapat Menggunakan Alamat Penyedia Layanan

Anda tidak harus menyewa kantor operasional sendiri hanya untuk memenuhi kebutuhan registered office.

Penyedia layanan korporat dapat menyediakan alamat Hong Kong yang memenuhi persyaratan untuk digunakan dalam incorporation.

Namun, istilah virtual office pada sebuah paket komersial tidak otomatis membuktikan bahwa alamat tersebut boleh digunakan sebagai registered office.

Sebelum menggunakan alamat provider, minta konfirmasi tertulis mengenai:

• Hak penggunaan alamat sebagai registered office pada Form NNC1.
• Penerimaan komunikasi dan pemberitahuan resmi untuk perusahaan.
• Prosedur pemberitahuan dan penerusan surat kepada founder.
• Penampilan nama perusahaan pada lokasi apabila diwajibkan.
• Prosedur perpindahan alamat dan penanganan surat ketika layanan berakhir.

Daftar tersebut merupakan langkah pemeriksaan layanan yang kami sarankan, bukan daftar persyaratan statutory yang dikutip kata demi kata dari Companies Ordinance.

Perbedaan Registered Office, Business Address, dan Mailing Address

Alamat resmi perusahaan dapat berbeda dari alamat bisnis yang tercatat untuk tujuan business registration.

Companies Registry membedakan registered office dari place of business dalam Companies Ordinance dan Business Registration Ordinance.

Misalnya, Anda mendirikan Hong Kong Limited Company dan mengelola bisnis online dari Indonesia. Perusahaan tersebut tetap membutuhkan registered office di Hong Kong.

Anda juga perlu memastikan business address yang dilaporkan sesuai dengan keadaan usaha dan ketentuan Business Registration Office.

Registered office yang memenuhi persyaratan Companies Registry tidak dengan sendirinya membuktikan kecukupan alamat untuk setiap kebutuhan bank, lisensi, atau pemeriksaan kegiatan usaha.

Untuk memahami persyaratan perusahaan secara keseluruhan, baca panduan kami tentang Hong Kong Private Limited Company.

Hal yang Perlu Diperiksa Sebelum Memilih Penyedia Registered Address

Alamat registered office biasanya akan digunakan setelah perusahaan terbentuk. Karena itu, periksa juga pengelolaan administrasinya sebelum menandatangani perjanjian layanan.

Penerimaan Dokumen Resmi dan Penerusan Surat

Tanyakan apakah penyedia menerima dokumen dari Companies Registry, Inland Revenue Department, dan pihak lain yang mengirim pemberitahuan resmi kepada perusahaan.

Periksa siapa yang menerima surat, kapan Anda akan diberi tahu, dan bagaimana dokumen asli dikirim jika Anda berada di Indonesia.

Ketentuan tersebut sebaiknya tertulis dalam penawaran atau perjanjian layanan.

Penampilan Nama Perusahaan pada Registered Office

Companies (Disclosure of Company Name and Liability Status) Regulation (Cap. 622B) mengatur penampilan nama perusahaan pada registered office dan business venue yang relevan.

Untuk tujuan aturan tersebut, business venue mencakup tempat usaha yang terbuka kepada publik. Perusahaan tidak otomatis wajib menampilkan nama pada setiap ruang kerja privat yang tidak terbuka kepada publik.

Jika satu lokasi digunakan sebagai registered office atau business venue oleh lebih dari enam perusahaan, penampilan melalui perangkat elektronik dapat memenuhi kewajiban dengan mekanisme tertentu.

Companies Registry menjelaskan bahwa nama dapat ditampilkan setidaknya 15 detik terus-menerus sekali setiap empat menit, atau dapat dimunculkan dalam empat menit setelah pengunjung memintanya melalui perangkat tersebut.

Regulasi juga memuat pengecualian, termasuk bagi perusahaan yang belum memiliki accounting transaction sejak incorporation. Kondisi khusus yang melibatkan liquidator, receiver, atau manager juga perlu diperiksa sesuai ketentuan.

Jika penyedia menggunakan alamat bersama, tanyakan bagaimana mereka menangani penampilan nama perusahaan yang telah didaftarkan.

Lokasi Significant Controllers Register

Perusahaan lokal yang tercakup rezim Significant Controllers Register (SCR) harus menyimpan register tersebut di registered office atau lokasi lain yang diperbolehkan di Hong Kong.

SCR bukan register yang secara rutin diserahkan kepada Companies Registry.

Menurut FAQ Companies Registry, jika SCR pertama kali disimpan di luar registered office atau lokasinya berubah, perusahaan pada umumnya harus menyampaikan Form NR2 dalam 15 hari.

Jika SCR selalu disimpan di registered office sejak dibuat, Form NR2 untuk pemberitahuan lokasi SCR tidak diperlukan.

Perusahaan yang telah ada sebelum 1 Maret 2018 juga dapat memenuhi pengecualian tertentu apabila SCR disimpan bersama register of members dan lokasi tersebut telah dilaporkan sesuai ketentuan.

Untuk pembahasan penunjukan company secretary, Designated Representative, dan pengelolaan SCR, baca artikel kami tentang Company Secretary dan Designated Representative di Hong Kong.

Perpanjangan Layanan dan Perpindahan Penyedia

Periksa masa berlaku registered address dan prosedur perpanjangannya.

Anda juga perlu mengetahui bagaimana penyedia menangani surat yang diterima menjelang berakhirnya layanan dan dokumen yang harus diserahkan kepada penyedia baru.

Prosedur Perubahan Nama dan Alamat Setelah Incorporation

Perusahaan Hong Kong dapat mengganti nama atau registered office setelah incorporation. Namun, keduanya menggunakan prosedur berbeda dan memiliki tenggat pelaporan sendiri.

Perubahan Nama Perusahaan Menggunakan Form NNC2

Perusahaan lokal dapat mengubah nama melalui special resolution dan menyampaikan Form NNC2 beserta biaya yang berlaku kepada Companies Registry.

Form NNC2 harus disampaikan dalam 15 hari setelah special resolution disahkan.

Menurut Companies Registry, perubahan nama berlaku sejak tanggal Certificate of Change of Name diterbitkan.

Untuk prosedur perubahan nama biasa, salinan special resolution dan articles yang diubah terkait perubahan nama tidak perlu disampaikan sebagai dokumen tambahan kepada Registry.

Setelah sertifikat diterbitkan, periksa konsistensi nama perusahaan pada kontrak, rekening bank, invoice, dan dokumen bisnis.

Perubahan Registered Office Menggunakan Form NR1

Section 658(3) Companies Ordinance mengharuskan perusahaan melaporkan perubahan registered office melalui Notice of Change of Address of Registered Office atau Form NR1.

Tenggat pelaporannya adalah 15 hari setelah perubahan alamat.

Pastikan alamat baru dapat menerima pemberitahuan sejak tanggal efektif yang dicantumkan dalam formulir.

Perubahan Business Address Mengikuti Prosedur Tersendiri

Companies Registry meneruskan informasi registered office yang baru kepada Inland Revenue Department (IRD) setelah Form NR1 terdaftar.

Namun, penerusan informasi tersebut tidak otomatis mengubah business address pada business register atau Business Registration Certificate.

Prosedurnya bergantung pada alamat mana yang berubah.

Opsi electronic one-stop tersedia ketika business address baru memang akan sama dengan registered office baru.

Melalui opsi khusus pada e-Form NR1, perusahaan dapat meminta Companies Registry meneruskan pemberitahuan perubahan business address kepada IRD.

Opsi tersebut perlu dipilih. Pengajuan NR1 biasa tidak otomatis meminta pembaruan business address pada Business Registration Certificate.

Business Particulars Tetap Perlu Dilaporkan Setelah Mulai Usaha

Perusahaan lokal yang memperoleh Certificate of Incorporation dan Business Registration Certificate melalui layanan one-stop masih memiliki kewajiban memberikan business particulars setelah bisnis dimulai.

Companies Registry menjelaskan bahwa informasi tersebut harus disampaikan secara tertulis kepada Business Registration Office dalam satu bulan sejak commencement of business.

Informasinya mencakup nama usaha, uraian dan sifat kegiatan usaha, business address, serta tanggal mulai berbisnis.

Founder sebaiknya menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas pelaporan tersebut sebelum perusahaan mulai beroperasi.

Checklist Sebelum Mendaftarkan Perusahaan Hong Kong

Checklist berikut memadukan persyaratan hukum dan langkah persiapan yang kami sarankan. Menyiapkan tiga alternatif nama, memeriksa domain, dan meminta prosedur layanan tertulis merupakan langkah praktis, bukan jumlah minimum nama yang diwajibkan Companies Registry.

• Siapkan tiga alternatif nama dengan unsur pembeda yang jelas.
• Gunakan akhiran “Limited” untuk nama Inggris atau “有限公司” untuk nama Chinese, sesuai ketentuan yang berlaku.
• Gunakan karakter Chinese tradisional untuk nama resmi.
• Jalankan Exact Name Search dan Left Partial Search.
• Periksa daftar nama lama yang dikenai change-of-name direction.
• Periksa potensi konflik trademark dan penggunaan nama di pasar.
• Pastikan registered office berada di Hong Kong dan bukan PO Box atau alamat yang hanya ditulis sebagai “care of”.
• Minta rincian penerimaan surat, penampilan nama, dan masa berlaku registered address.
• Tentukan lokasi SCR, Designated Representative, dan kemungkinan kewajiban Form NR2.
• Pastikan siapa yang akan mengurus NNC2, NR1, perubahan business address, dan business particulars setelah usaha dimulai.

Checklist ini membantu persiapan incorporation. Persetujuan nama dan registrasi perusahaan tetap menjadi kewenangan Companies Registry.

Pendirian Perusahaan Hong Kong dan Registered Address bersama vOffice

Setelah memilih nama, Anda masih perlu memastikan alamat yang akan dicantumkan pada Form NNC1 dapat digunakan sebagai registered office sejak perusahaan berdiri.

Anda dapat menyiapkan kedua kebutuhan tersebut melalui layanan pendirian perusahaan Hong Kong vOffice. Kami membantu persiapan incorporation, dokumen perusahaan, dan kebutuhan administratif sesuai paket yang dipilih.

Per 21 September 2026, halaman layanan kami mencantumkan dua paket berikut.

Angka tersebut merupakan harga paket vOffice, bukan tabel biaya resmi Companies Registry. Harga dan fasilitas dapat berubah setelah tanggal pemeriksaan.

Founder yang mempertimbangkan Essential sebaiknya mengonfirmasi bagaimana kebutuhan registered office akan dipenuhi. Tim kami dapat menjelaskan ketersediaan opsi tambahan berdasarkan cakupan layanan dan penawaran yang berlaku.

Sebelum pembayaran, minta penawaran tertulis yang menjelaskan biaya tambahan, perpanjangan tahun kedua, pembatalan, dan tanggung jawab administratif setelah incorporation.