Dalam dunia bisnis yang kompetitif, ketersediaan sarana dan prasarana kantor yang memadai menjadi kunci penting dalam meningkatkan produktivitas dan motivasi kerja karyawan. Fasilitas yang lengkap dan berkualitas tidak hanya membantu kelancaran aktivitas kerja, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan efisien.
Oleh karena itu, manajemen sarana dan prasarana kantor yang baik menjadi vital bagi keberhasilan operasional sebuah perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Kantor: Fungsi, Jenis, dan Peran dalam Organisasi
Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang bisa digunakan sebagai alat untuk mencapai maksud dan tujuan, sedangkan prasarana merujuk pada segala sesuatu yang bisa dijadikan penunjang utama dalam terselenggaranya sebuah proses. Secara sederhana, sarana mencakup alat atau benda bergerak seperti komputer, mesin, dan alat tulis. Sedangkan prasarana mengacu pada hal-hal yang bersifat tidak bergerak seperti gedung, ruangan, dan tanah.
Pentingnya Sarana dan Prasarana dalam Perusahaan
Motivasi kerja dan kinerja karyawan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai. Dengan fasilitas yang lengkap dan berkualitas, karyawan akan lebih termotivasi dan produktif dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka. Selain itu, manajemen sarana dan prasarana yang baik juga vital untuk kelancaran aktivitas kerja di perusahaan.
Baca Juga: Berbagai Fungsi Kantor dalam Mendorong Kesuksesan
Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Apa saja yang termasuk sarana dan prasarana kantor? Berikut daftarnya:
Perlengkapan atau Peralatan Kantor (Office Supplies)
Peralatan kantor mencakup semua alat dan bahan yang digunakan untuk membantu pekerjaan karyawan. Perlengkapan kantor ini dibagi menjadi dua kategori, yaitu berdasarkan bentuk dan penggunaannya.
- Berdasarkan Bentuk
- Lembaran: Kertas, plastik transparan, map, amplop.
- Non-Lembaran: Pensil, pulpen, penggaris, dan beragam alat tulis kantor lainnya.
- Buku: Buku catatan, buku tamu, buku agenda, dan buku pedoman organisasi.
- Berdasarkan Penggunaan
- Barang Habis Pakai: Kertas, tinta, pulpen, karbon, dan lainnya.
- Barang Tidak Habis Pakai: Gunting, stapler, cutter, dan alat tulis kantor lainnya yang bisa digunakan berulang kali.
Mesin Kantor (Office Machine)
Mesin kantor mencakup semua alat yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan, terutama dalam pengelolaan data. Contohnya adalah komputer, laptop, LCD/proyektor, mesin fotokopi, printer, dan mesin lainnya.
Mesin Komunikasi
Peralatan komunikasi diperlukan untuk memudahkan koordinasi dan komunikasi, baik internal maupun eksternal. Termasuk dalam kategori ini adalah telepon, faksimile, interkom, dan jaringan internet (WiFi).
Perabotan Kantor (Office Furniture)
Perabotan kantor seperti meja, kursi, rak buku, lemari, papan tulis, dan sofa untuk tamu sangat penting untuk mendukung kegiatan kerja di kantor.
Interior Kantor
Barang-barang yang menambah kesan estetik dan kenyamanan seperti lambang negara, gambar presiden dan wakil presiden, lukisan, bendera merah putih, patung, vas bunga, jam dinding, dan tanaman hias juga termasuk dalam sarana kantor.
Baca Juga: Konsep Kantor Modern: Pengertian, Karakteristik, dan Tujuannya
Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik
- Nilai Guna: Alat-alat tersebut harus benar-benar dibutuhkan untuk membantu pekerjaan kantor.
- Kualitas: Perlengkapan harus berkualitas baik dengan harga yang sesuai.
Langkah Pengelolaan Manajemen Sarana dan Prasarana
1. Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai kebutuhan masing-masing divisi. Proses ini harus melalui perencanaan untuk mengetahui manfaat dan biaya yang diperlukan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan bertujuan agar perlengkapan tidak rusak, hilang, atau mudah diambil ketika dibutuhkan. Barang harus disusun rapi dan dalam keadaan bersih.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan dilakukan secara terus-menerus untuk memastikan barang tetap dalam kondisi baik dan siap digunakan.
4. Inventarisasi
Inventarisasi adalah pencatatan data sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan. Hal ini memudahkan dalam proses pengecekan, pengawasan, dan pengelolaan barang.
Baca Juga: 14 Kelebihan Sewa Kantor Dibanding Membeli
Manajemen sarana dan prasarana kantor yang efektif sangat penting untuk menunjang aktivitas kerja karyawan dan mencapai tujuan perusahaan. Semua pihak di perusahaan harus berperan aktif dalam pengelolaan ini agar sarana dan prasarana bisa digunakan secara efektif dan efisien.
Satu hal yang harus diperhatikan, biaya untuk penyediaan sarana dan prasarana kantor bisa menjadi beban besar bagi perusahaan. Namun, ada solusi efektif untuk menghemat biaya tersebut, yaitu dengan menyewa kantor yang memiliki fasilitas lengkap dan siap pakai.
Pilihan terbaik di Indonesia untuk layanan kantor tersebut adalah vOffice. Dengan sertifikat ISO 9001 dan Jaminan Kepuasan Pelanggan, vOffice telah melayani lebih dari 50 ribu klien di seluruh Indonesia.
vOffice menyediakan berbagai layanan untuk kebutuhan operasional dan dukungan bisnis seperti Virtual Office, Serviced Office, Coworking Space, Call Answering Service, Sewa Meeting Room, Event Space, hingga layanan Pengurusan Legalitas. Keberadaan lokasi yang tersebar di seluruh Jakarta dan kota-kota besar lainnya memastikan Anda mendapatkan tempat kerja yang strategis dan mudah diakses.
Cek berbagai lokasi yang strategis untuk sewa kantor/serviced office di Indonesia dari vOffice berikut ini:
- Sewa Kantor Jakarta
- Sewa Kantor Tangerang
- Sewa Kantor Bali
- Sewa Kantor Surabaya
- Sewa Kantor Bekasi
- Sewa Kantor Medan
- Virtual Office Jakarta
- Virtual Office Tangerang
- Virtual Office Bekasi
- Virtual Office Surabaya
- Virtual Office Bali
- Virtual Office Medan
- Virtual Office Bandung
- Coworking Space Jakarta
- Coworking Space Tangerang
- Coworking Space Bali
- Coworking Space Surabaya
- Coworking Space Bekasi
- Coworking Space Medan
Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan solusi kantor terbaik untuk bisnis Anda dengan mengandalkan layanan vOffice. Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut.
