Tren dunia kerja berubah, sekarang orang bisa bekerja dari mana saja tanpa harus pergi ke kantor. Meskipun begitu, keberadaan fisik kantor tetap dibutuhkan. Kantor merupakan sebutan bagi tempat yang dimanfaatkan untuk perniagaan atau berfungsi menjalankan suatu pekerjaan. Kantor bisa berwujud ruang, gedung, maupun rumah.
Bicara mengenai apa pentingnya kantor, berarti kita harus membicarakan beberapa fungsi kantor. Secara umum, ada dua fungsi kantor, yaitu fungsi dasar dan fungsi administrasi. Keberadaan kantor menjadi penting karena kedua fungsi tersebut, seperti diuraikan dalam poin-poin berikut.
Baca Juga: Begini Desain Kantor Minimalis, Kekinian dan Bikin Betah!
Fungsi Dasar Kantor
Kantor menjadi tempat penting bagi penyelenggaraan kegiatan dasar suatu usaha, yaitu:
Menerima, mengumpulkan, dan merekam informasi
Poin utama apa pentingnya kantor bagi pengusaha diwakili oleh fungsi utama kantor sebagai tempat menerima, mengumpulkan, dan merekam informasi. Tentu saja informasi itu berasal dari dua sumber berbeda, yakni internal dari unit bisnis lain, serta eksternal dari lembaga lain yang bertugas menghimpun plus mendistribusikan informasi.
Kantor akan menerima dan mencatat informasi tersebut pada kategori berbeda. Buku masuk mencatat informasi masuk dari luar organisasi, seperti surat menyurat, tagihan, dan pesanan. Sementara, informasi yang dikirimkan ke pihak eksternal masuk dalam buku pengiriman.
Menganalisis informasi
Berbagai informasi yang sudah dihimpun masih bersifat mentah alias belum diproses. Itu sebabnya kantor juga berfungsi menganalisis informasi yang ada, dipelajari secara detail dan saksama. Dengan begitu, kantor bisa mengetahui mana saja informasi yang dibutuhkan untuk diolah lebih lanjut dan bisa dimanfaatkan dalam mencapai tujuan masa mendatang.
Melakukan penyimpanan informasi
Perekaman informasi yang dilakukan di kantor tidak boleh sampai bocor ke pihak eksternal. Maka, kantor juga harus melindungi informasi yang direkam karena sewaktu-waktu bisa saja dibutuhkan.
Di sisi lain, tingkat kebutuhan terhadap suatu informasi akan berpengaruh pada berapa lama suatu informasi perlu dijaga kerahasiaannya. Kantor pun akan memberlakukan sistem penyimpanan informasi berbeda sesuai tingkat urgensi informasi tersebut.
Distribusi atau menyalurkan informasi
Informasi yang sudah dikumpulkan tentu tidak berhenti pada penyimpanan saja. Kantor bertugas menyalurkan atau mendistribusikan informasi tersebut kepada pihak-pihak internal terkait. Dari informasi yang didistribusikan itulah, setiap bagian atau departemen bisa mengambil keputusan bijak maupun sebagai dasar pelaksanaan kegiatan lain.
Baca Juga: 7 Fasilitas Kantor Yang Wajib Ada untuk Bekerja
Fungsi Administrasi Kantor
Dari sisi administratif, apa pentingnya kantor berhubungan dengan bagaimana Anda mengelola suatu bisnis. Fungsi ini bersifat non-rutin dan termasuk fungsi tingkat tinggi. Beberapa contoh fungsi administrasi kantor akan diuraikan berikut ini.
Fungsi manajerial
Sesuai namanya, fungsi manajerial berhubungan erat dengan pengelolaan bisnis. Mulai dari merencanakan, mengarahkan, mengorganisasikan, mengendalikan, hingga mengambil keputusan. Biasanya, mereka dengan jabatan tinggi pada organisasi atau perusahaan yang bertugas menjalankan fungsi manajerial kantor, atau disebut sebagai pihak manajemen.
Fungsi pembelian dan kontrol
Untuk memastikan operasional kantor berjalan baik, perlu adanya deretan aset yang menunjang aktivitas karyawan. Maka, kantor mempunyai fungsi pembelian dan kontrol terhadap deretan aset yang menjadi inventaris perusahaan. Tentu perlu pengembangan mekanisme dan prosedur khusus untuk mengadakan pembelian aset maupun sumber daya lain agar bisa dilakukan dengan biaya minimal.
Baca Juga: 10 Pengusaha Sukses Indonesia dan Kisah Inspiratifnya
Fungsi sumber daya manusia
Kantor bertanggung jawab menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dan keterampilan berbeda sesuai posisi yang tepat. Fungsi sumber daya manusia kantor juga mencakup pencatatan kinerja dan performa karyawan, pemberian reward, serta manfaat yang bisa dinikmati oleh karyawan.
Fungsi humas
Kantor tidak hanya berfungsi internal, tetapi juga membangun relasi dengan pihak eksternal atau publik. Sebut saja, pemasok, klien, pemegang saham, kreditur, pelanggan, media, dan komunitas. Kantor harus menjalankan fungsi humas demi menjaga dan memelihara hubungan dengan pihak eksternal, baik yang terlibat langsung maupun tidak langsung dengan jalannya bisnis.
Melindungi dan memelihara properti
Tanpa properti dan aset, bisa jadi kantor tidak akan ada. Fungsi melindungi dan memelihara properti jadi penting agar aset kantor aman dan dapat dipergunakan untuk jangka panjang, serta terlindungi dari pencurian maupun kerusakan.
Mengembangkan sistem dan prosedur
Dalam menjalankan dan menyelesaikan aktivitas, kantor membutuhkan sistem dan prosedur berbeda. Kehadiran sistem dan prosedur akan membuat proses penyelesaian pekerjaan kantor lebih sederhana karena bisa dikerjakan secara efektif dan efisien.
Baca Juga: 10 Cara Menjadi Pengusaha Sukses dan Tips Bisnis dari Nol
Kini, tentu sudah jelas apa pentingnya kantor bagi pengusaha. Bagaimana jika Anda belum memiliki anggaran untuk membangun kantor sendiri? Serviced office vOffice bisa menjadi solusi yang tepat karena anda bisa memiliki kantor dengan konsep langsung siap pakai dengan fasilitas lengkap. vOffice juga menyediakan seluruh kebutuhan Anda dalam berbisnis di lokasi bergengsi CBD tanpa harus repot.
Tertarik untuk menyewa kantor? Simak berbagai lokasi yang strategis untuk sewa kantor/serviced office di Indonesia bisa Anda cek di laman berikut ini:
- Sewa Kantor Jakarta
- Sewa Kantor Tangerang
- Sewa Kantor Bali
- Sewa Kantor Surabaya
- Sewa Kantor Bekasi
- Sewa Kantor Cibubur
- Sewa Kantor Medan
Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang dan dapatkan berbagai penawaran menarik!
