11 Tips Menggunakan Virtual Office yang Lebih Produktif

Tips Menggunakan Virtual Office yang Lebih Produktif

Kini semakin banyak perusahaan startup atau pengusaha pemula yang memanfaatkan virtual office. Mereka sudah membuktikan sendiri bahwa dengan menggunakan virtual office biaya operasional perusahaan dapat diminimalisir dan hemat hingga 80%. Virtual office menawarkan solusi yang efisien dan fleksibel bagi banyak bisnis modern. Berikut ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan produktivitas saat menggunakan virtual office.

  1. Kerjasama dan Komitmen Sebagai Tim

Dibutuhkan kerjasama dan komitmen dari pihak pemberi kerja maupun karyawan/tim untuk saling memahami dan menyesuaikan pola kerja harian. Sebagai pimpinan atau pemberi kerja, perlu membuat aturan mengenai mekanisme kerja harian, seperti jam kerja, hal-hal yang boleh/tidak boleh dilakukan selama jam kerja, target yang harus dicapai, dan informasi lainnya. Karyawan atau tim harus memahami dan melaksanakan aturan tersebut meskipun bekerja dari rumah atau dari mana saja.

Baca Juga: Contoh Virtual Office atau Kantor Virtual

  1. Sering Mengadakan Meeting Rutin

Tips Menggunakan Virtual Office yang Lebih Produktif
Tips Menggunakan Virtual Office yang Lebih Produktif

Untuk memantau pekerjaan yang dilakukan oleh tim/karyawan dan memudahkan proses koordinasi dan komunikasi, sangat penting untuk mengadakan meeting rutin. Meeting rutin dapat dilakukan setiap minggu, setiap bulan, atau sesuai kebutuhan. Perusahaan dapat memanfaatkan fasilitas kuota ruangan meeting yang disediakan oleh penyedia virtual office sebagai lokasi meeting rutin tersebut.

Baca Juga: Ini Dia Cara Membuat Meeting Menjadi Menyenangkan

  1. Memanfaatkan Teknologi dengan Maksimal

Banyak aplikasi yang mendukung produktivitas kerja tim/karyawan meskipun mereka bekerja dari mana saja. Teknologi seperti cloud storage, aplikasi manajemen proyek, dan aplikasi meeting online adalah teknologi dasar yang perlu diadaptasi oleh perusahaan. Beberapa contoh aplikasi yang bisa digunakan antara lain Google Drive, Dropbox, OneDrive untuk cloud storage; Trello, Slack, Notion untuk manajemen proyek; serta WhatsApp, Google Meet, Zoom, dan Microsoft Teams untuk meeting online.

  1. Menjaga Komunikasi agar Selalu Lancar

Komunikasi adalah kunci utama dalam bekerja remote. Selain ponsel, provider telekomunikasi, dan kuota internet yang harus tersedia dan mumpuni, koordinasi dan hierarki antar karyawan dan tim juga harus terjaga dengan baik untuk mencegah miskomunikasi. Gunakanlah berbagai alat komunikasi digital seperti telepon, video call, chat, dan email untuk memastikan informasi tersampaikan dengan baik dan tepat waktu.

  1. Manfaatkan Fasilitas Virtual Office dengan Baik

Pilih virtual office dengan mempertimbangkan fasilitas yang ditawarkan. Gunakan fasilitas yang memang kamu dapatkan sesuai dengan biaya yang kamu bayarkan untuk mendukung produktivitas kerja karyawan/tim. Contoh fasilitas yang bisa dimanfaatkan antara lain layanan resepsionis untuk menangani telepon dan surat-menyurat, fasilitas live streaming atau podcast, dan ruangan meeting di berbagai lokasi.

Baca Juga: 9 Fasilitas Virtual Office yang Membantu Bisnis Anda

  1. Memiliki Komitmen dan Kesepakatan untuk Tetap Bekerja Serius

Saat bekerja dari rumah, komitmen dan kesepakatan antara atasan/pemimpin dengan tim sangat penting. Bekerja dari rumah bukan berarti libur, melainkan hanya berpindah lokasi. Tanggung jawab pekerjaan tetap harus dilaksanakan dengan serius.

  1. Mengatur Jam Kerja Sesuai Jam Kerja di Kantor

Bekerja dari rumah tidak berarti bisa menentukan jam kerja sembarangan. Tetapkan jam kerja yang sama seperti saat bekerja di kantor untuk menjaga produktivitas dan efektivitas komunikasi. Jika jam kerja tidak diatur dengan baik, komunikasi dengan tim atau klien bisa menjadi kurang efektif dan pekerjaan bisa tertunda.

Baca Juga: Virtual Office Bisa PKP: Dasar Hukum, Keuntungan, dan Syarat

  1. Mengatur Komunikasi dengan Tim

Selalu terhubung dengan komunikasi digital seperti telepon, video call, chat, dan email. Selalu berkabar mengenai apa yang sedang atau telah dikerjakan kepada atasan/rekan kerja, dan sebaliknya selalu bertanya jika membutuhkan informasi. Melakukan rapat koordinasi rutin harian secara virtual juga bisa menjadi solusi berkoordinasi dengan tim agar pekerjaan tetap lancar.

  1. Membuat Daftar Pekerjaan

Bekerja dari rumah memiliki lebih banyak distraksi dibandingkan bekerja dari kantor. Buatlah daftar pekerjaan harian untuk menjaga produktivitas. Dengan daftar pekerjaan, kerja menjadi lebih terstruktur dan sesuai jadwal.

  1. Menyiapkan Ruangan atau Spot Khusus untuk Bekerja

Tips Menggunakan Virtual Office yang Lebih Produktif
Tips Menggunakan Virtual Office yang Lebih Produktif

Siapkan ruangan atau spot khusus untuk bekerja dari rumah agar bisa lebih fokus. Buatlah suasana yang santai namun tetap serius dengan menggunakan kursi dan meja yang nyaman.

  1. Menggunakan Pakaian Rapi dan Tetap Berhias

Meskipun bekerja dari rumah, gunakan pakaian rapi dan tetap berhias untuk meningkatkan semangat dan fokus dalam bekerja. Bekerja dengan pakaian rapi dibandingkan dengan pakaian santai akan memberikan suasana dan semangat yang berbeda.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, kamu bisa tetap produktif meskipun bekerja dari rumah atau menggunakan virtual office.

Jika Anda tertarik menyewa virtual office dengan fasilitas lengkap, vOffice bisa menjadi pilihan terbaik. vOffice adalah penyedia layanan kantor dengan lebih dari 40 lokasi di Indonesia. Pada tahun 2022, vOffice meraih Rekor MURI sebagai Penyedia Layanan Kantor Virtual dengan Lokasi Terbanyak. Keunggulan ini tentunya dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda dan tim.

Berikut ini pilihan lokasi strategis dari vOffice untuk virtual office di Indonesia:

Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang dan dapatkan berbagai penawaran menarik!

    Anda Punya Pertanyaan?