Minutes of Meeting: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Dalam dunia bisnis yang dinamis, minutes of meeting (MoM) atau notulen rapat adalah elemen penting untuk memastikan hasil rapat terdokumentasi dengan baik. MoM berfungsi sebagai catatan resmi yang mencakup semua poin penting yang dibahas dalam rapat, mulai dari keputusan yang diambil hingga tindak lanjut yang disepakati.

Artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, hingga pentingnya memilih tempat yang tepat untuk mengadakan rapat guna mendukung produktivitas.

Baca Juga: 7 Jenis Meeting yang Perlu Diketahui

Pengertian Minutes of Meeting

Minutes of Meeting adalah dokumen formal yang mencatat diskusi, keputusan, dan tindakan selama rapat. Berbeda dengan notulen rapat biasa, MoM ditulis secara lebih formal dan sering kali menggunakan template yang sudah ditentukan, terutama untuk rapat resmi seperti rapat pemegang saham atau tahunan.

Menurut beberapa sumber:

• The Balance Careers: MoM mencatat poin penting rapat, topik yang dibahas, ide yang diusulkan, serta kesimpulan.
• CFI: MoM membantu peserta mengingat hasil rapat dan berfungsi sebagai referensi bagi anggota yang tidak hadir.
• Chron: Format MoM tergantung pada jenis rapat, baik formal maupun informal.

Baca Juga: Town Hall Meeting: Pengertian, Tujuan, dan Persiapannya

Fungsi Minutes of Meeting

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari minutes of meeting:

1. Dokumentasi Keputusan: MoM menjadi bukti keputusan yang diambil dalam rapat.
2. Rangkuman Diskusi: Membantu peserta memahami konteks pembahasan.
3. Penetapan Tanggung Jawab: Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut.
4. Pengingat Tindak Lanjut: Memastikan semua keputusan diimplementasikan tepat waktu.
5. Catatan Historis: Melacak perkembangan proyek atau keputusan dari waktu ke waktu.
6. Transparansi: Membagikan MoM ke semua pihak terkait memastikan informasi yang merata.

Baca Juga: 6 Macam Layout Ruang Meeting untuk Berbagai Keperluan

Panduan Membuat Minutes of Meeting

Dalam membuat minutes of meeting, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Sebelum Rapat

   • Persiapkan alat untuk mencatat (laptop, tablet, atau kertas dan pulpen).
   • Baca agenda rapat untuk mengetahui topik-topik yang akan dibahas.

2. Saat Rapat Berlangsung

   • Catat peserta yang hadir beserta waktu mulai dan berakhirnya rapat.
   • Fokus pada poin utama diskusi, keputusan, dan nama pemberi ide.
   • Hindari opini pribadi, tulis secara objektif.

3. Setelah Rapat

   • Rapikan catatan dan periksa ulang untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat.
   • Mintalah peserta rapat memverifikasi MoM sebelum dibagikan.

Baca Juga: Ini Dia Cara Membuat Meeting Menjadi Menyenangkan

Pentingnya Memilih Tempat Rapat yang Tepat

Minute of meeting yang baik tidak hanya bergantung pada format atau isinya, tetapi juga pada lingkungan tempat rapat berlangsung. Suasana yang kondusif dan fasilitas yang lengkap dapat mendukung kelancaran diskusi serta membantu menghasilkan catatan rapat yang lebih terstruktur.

Untuk itu, vOffice menawarkan solusi ideal dengan meeting room dan event space yang berlokasi di pusat bisnis strategis di Indonesia. Fasilitas yang disediakan mencakup:

• Akses listrik dan internet.
• Sound system, proyektor, dan smart TV.
• Lingkungan yang nyaman untuk mendukung suasana rapat yang profesional.

Dengan sertifikasi ISO 9001 dan rekam jejak melayani lebih dari 50.000 klien, vOffice adalah pilihan terpercaya untuk pengusaha dan tim manajemen yang ingin mengoptimalkan rapat mereka. Fokuslah pada hasil rapat, sementara kami menyediakan ruang yang mendukung kebutuhan Anda.

Cek lengkapnya di halaman berikut: Sewa Meeting Room se-Indonesia dan Sewa Event Space Jakarta.

Cek juga detail layanan meeting room vOffice di berbagai lokasi:

• Meeting room Jakarta
  • Meeting room Jakarta Selatan
    • Meeting room Mega Kuningan
    • Meeting room SCBD
    • Meeting room TB Simatupang
    • Meeting room Senopati
    • Meeting room Cilandak
    • Meeting room Pancoran
    • Meeting room Menara Kuningan
    • Meeting room Gatot Subroto
  • Meeting room Jakarta Pusat
    • Meeting room Thamrin
    • Meeting room Sudirman
  • Meeting room Jakarta Utara
    • Meeting room Kelapa Gading
    • Meeting room Pluit
  • Meeting room Jakarta Timur
    • Meeting room Rawamangun
  • Meeting room Jakarta Barat
    • Meeting room Kebon Jeruk
    • Meeting room Slipi
• Meeting room Tangerang
• Meeting room Bekasi
• Meeting room Cibubur
• Meeting room Surabaya

Hubungi kami sekarang dan dapatkan penawaran spesial!