Ini Dia Cara Membuat Meeting Menjadi Menyenangkan

Sudah berapa kali kamu menghadiri meeting dan segera mengetahui bahwa meeting akan membosankan dan tidak berarti? Meeting yang tidak efektif dapat diatasi hanya dengan membenahi 5 menit pertama dan terakhir.

Komik standup comedy tampil dengan filosofi sebagai berikut: buka dengan kuat, tutup dengan kuat. Dengan menerapkan filosofi yang sama untuk mengadakan meeting, kamu akan mendapatkan interaksi dan keterlibatan yang lebih baik dengan karyawanmu. Coba 6 tips berikut untuk meeting selanjutnya:

Membuat contoh enerjik dari awal.

Jika kamu menginginkan keterlibatan yang lebih baik dari tim, kamu perlu menunjukkan sikap yang bersemangat dimulai sejak anggota tim memasuki ruang meeting. Sebagai makhluk yang penuh empati, anggota timmu akan merefleksikan tingkat energi dan mood yang kamu tunjukkan dalam waktu sepersekian detik. Jika kamu terlihat murung atau tidak bertenaga, otomatis meeting akan berjalan dengan suasana yang murung pula. Jika kamu menunjukkan sikap positif dan bersemangat, meeting akan berjalan lebih baik dan produktif. Namun ada beberapa hal yang harus kamu ketahui. Kamu pun dapat terpengaruh oleh emosi timmu. Oleh karena itu, jangan biarkan energi negatif negatif dan emosi yang buruk mempengaruhi sikap positifmu. Tetap fokus untuk memberi contoh yang baik kepada tim. Pimpin rapat dengan bahasa tubuh dan nada bicara yang tegas dan bersahabat.

Berinteraksi dengan seluruh hadirin di ruangan.

Beberapa orang terbiasa memulai meeting dengan membacakan agenda, dan lainnya menunduk membaca agenda, tidak membuat kontak mata sehingga tidak berinteraksi. Padahal, tujuan dari meeting tatap muka adalah bertemu dengan tatap muka. Usahakan untuk membangun dan memelihara interaksi dimulai sejak awal sehingga tercipta lingkungan rapat yang kolaboratif. Jangan jadikan pembacaan agenda sebagai pembuka meeting. Lebih baik sampaikan beberapa kalimat tentang mengapa kalian berkumpul dan apa yang ingin kamu capai.

Ingatkan setiap orang tentang misi yang lebih besar.

Jangan terpaku menghitung pada setiap menit yang telah lewat sehingga kamu melupakan tujuan utama meeting. Ingatkan setiap orang bahwa mereka bekerja untuk menuju tujuan yang lebih tinggi. Bagaimana agar meeting ini sesuai dengan visi keseluruhan, membantu perusahaan, atau memberi keuntungan pada tim? Kamu akan mendapatkan keterlibatan yang lebih baik jika setiap orang dapat memahami tujuan meeting.

Memberi langkah-langkah tindakan.

Sebelum menuju pertemuan selanjutnya, pastikan setiap orang mengetahui apa saja langkah yang harus mereka lakukan. Daripada mendelegasikan tugas dengan membacakan tugas apa akan dikerjakan siapa, coba tanyakan pada setiap orang di dalam ruangan tanggung jawab apa yang mereka emban berdasarkan hasil meeting. Perhatikan apa yang mereka sampaikan dan bagaimana mereka mengatakannya, apakah bahasa tubuh mereka kongruen dengan apa yang mereka katakan? Ini kesempatanmu untuk menemukan ketidaksesuaian lebih awal.

Akui keberhasilan.

Pengakuan dan penghargaan merupakan bagian penting dari membangun budaya positif. Sangat mudah bagi kita untuk terjebak deadline, namun kita jarang mengapresiasi keberhasilan melewati tantangan tersebut bahkan hanya dengan ucapan selamat. Pengakuan dan pujian kepada tim harus menjadi bagian dari agenda pada setiap meeting. Kamu dapat selalu menemukan seseorang melakukan sesuatu yang baik. Ucapan, “Ide yang bagus, Charlie!” atau “Terima kasih atas kerja kerasmu John!” terlihat sederhana namun dapat berdampak positif pada jalannya meeting maupun performa tim itu sendiri.

Akhiri meeting dengan mantap.

Sama seperti saat kamu mengawali meeting dengan membuat koneksi dengan tim, kamu harus mengakhiri dengan cara yang sama. Pikirkan apa yang akan kamu katakan di akhir pertemuan. Idealnya, kata penutup kamu akan mencerminkan sambutan di awal pertemuan. Jadikan kata penutup untuk memperkuat tujuan dan kesimpulan pertemuan yang telah dilakukan.

Melakukan meeting tidak lagi bisa dianggap hal yang remeh. Justru pada kesempatan ini sebuah tim dapat berkoordinasi dan mengkomunikasikan semua tujuan dengan baik. Mau sewa ruang meeting di pusat kota Jakarta? Buka vOffice.co.id dan pilih ruang meeting-mu sendiri!

Sumber: Jobs.id

Anda Punya Pertanyaan ?